Jakie wydatki można wrzucić w koszty prowadząc firmę w Niemczech?

Prowadzenie firmy w Niemczech to nie tylko wyzwanie, ale i szansa – szczególnie dla Polaków, którzy zdecydowali się działać na własny rachunek za Odrą. Wielu z nas – czy to właścicieli małych Gewerbe, czy spółek UG lub GmbH – zadaje sobie jedno kluczowe pytanie: co mogę wrzucić w koszty, aby legalnie obniżyć podatek dochodowy?

Jako polska księgowa w Niemczech, wspieram na co dzień przedsiębiorców takich jak Ty – ludzi, którzy chcą działać uczciwie, ale jednocześnie maksymalnie wykorzystać możliwości systemu podatkowego. Ten artykuł powstał właśnie z myślą o Tobie – praktyczny, prosty, konkretny.

Co to znaczy „wrzucić coś w koszty”?

Jeśli prowadzisz polską firmę w Niemczech, to na pewno spotkałeś się z określeniem „wrzucić coś w koszty”. W praktyce oznacza to: zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodu, co obniża Twój zysk, a tym samym i podatek.

Ale uwaga – nie każdy paragon się nadaje!

Najczęściej uznawane koszty firmowe w Niemczech

1. Sprzęt i wyposażenie biura

• Laptop, monitor, drukarka, telefon służbowy

• Biurko, krzesło ergonomiczne, regały

• Oprogramowanie księgowe lub narzędzia online

Uwaga: jeśli sprzęt kosztuje powyżej 800 € netto – obowiązuje amortyzacja! (stan na 2025)

2. Koszty związane z mieszkaniem (Arbeitszimmer)

Jeśli prowadzisz działalność z domu, możesz uwzględnić część kosztów mieszkania – ale tylko wtedy, gdy masz wydzielone pomieszczenie służące wyłącznie do pracy (tzw. häusliches Arbeitszimmer).

Do kosztów możesz zaliczyć m.in.:

• proporcjonalną część czynszu i mediów (w zależności od metrażu biura),

• internet i telefon,

• opłaty za sprzątanie i utrzymanie czystości.

Uwaga: Arbeitszimmer musi być jasno wyodrębnione i nie może być wykorzystywane prywatnie (np. jako sypialnia czy pokój gościnny). Finanzamt dokładnie to sprawdza.

3. Samochód w działalności

• Leasing lub amortyzacja auta

• Koszty paliwa, ubezpieczenia, przeglądów

• Parking, opłaty autostradowe (w Niemczech i za granicą)

• Myjnia, drobne naprawy

Ważne: prowadź ewidencję przebiegu pojazdu (Fahrtenbuch), jeśli auto nie jest wyłącznie firmowe.

4. Telefon, internet, oprogramowanie

• Abonament na telefon służbowy

• Koszty internetu

• Programy do faktur, planowania projektów, spotkań online

To podstawowe narzędzia każdej firmy – również jednoosobowej!

5. Szkolenia, kursy i książki branżowe

• Kursy online, seminaria, webinary

• Fachowa literatura (również e-booki i audiobooki)

Jeśli temat dotyczy Twojej branży – spokojnie możesz go zaksięgować.

6. Delegacje i wyjazdy służbowe

Wydatki na dojazdy, noclegi, wyżywienie (w formie Verpflegungspauschale) podczas wyjazdów służbowych również można ująć w kosztach. Dotyczy to np.:

• dojazdów do klienta (nawet w tym samym mieście),

• spotkań biznesowych poza siedzibą firmy,

• targów branżowych.

7. Odzież robocza i reprezentacyjna

Nie każda koszula „na elegancko” przejdzie. Ale:

• ubrania z logo firmy

• odzież BHP (buty, spodnie robocze, kaski)

• fartuch fryzjerki czy kombinezon malarza

Odzież „do biura” raczej odpada – tu niemiecki Fiskus jest dość surowy.

8. Koszty księgowości i doradztwa

• Faktura od polskiej księgowej w Niemczech – jak najbardziej jest kosztem

• Opłaty za doradztwo prawne lub podatkowe

• Koszty usług cyfrowych (np. Agenda, Lexoffice, DATEV)

To inwestycja w bezpieczeństwo Twojej firmy – a więc w 100% uzasadniona.

9. Bank i ubezpieczenia

• Prowadzenie konta firmowego

• Opłaty za przelewy zagraniczne

• Ubezpieczenie OC firmy, maszyny, narzędzi, biura

• Ubezpieczenie, jeśli związane z działalnością(np. Berufsunfähigkeitsversicherung dla właścicieli firm)

10. Prezenty dla partnerów biznesowych

Możesz wrzucić w koszty prezenty dla klientów i partnerów biznesowych – do 50 € rocznie na osobę (netto).

Warunek: prezent musi mieć związek z działalnością i być odpowiednio udokumentowany (np. imię, nazwisko odbiorcy, data przekazania). Przykłady: bon, kalendarz, książka branżowa.

Uwaga: Po przekroczeniu limitu – cały wydatek nie podlega odliczeniu.

Czego NIE wrzucisz w koszty?

• Wakacji (nawet „z laptopem”)

• Prywatnego jedzenia i zakupów spożywczych

• Prezentów dla rodziny

• Mieszkania, jeśli nie ma tam wyraźnie wydzielonego biura

Wskazówka od polskiego biura rachunkowego w Niemczech

Z mojego doświadczenia wynika, że Polacy w Niemczech często albo wrzucają za mało w koszty, albo wręcz przeciwnie – wrzucają wszystko. A przecież każda kontrola z Finanzamtu może dokładnie przyjrzeć się Twoim wydatkom.

Dlatego tak ważne jest:

• prowadzenie dobrej dokumentacji (faktury, rachunki, opisy do czego służył wydatek),

• współpraca z doświadczoną księgową w Niemczech, która zna realia polskich firm,

• rozsądne podejście: nie chodzi o to, żeby „kombinować”, ale żeby świadomie korzystać z możliwości.

Masz pytania? Chcesz mieć pewność, że Twoje wydatki są zgodne z prawem?

Skontaktuj się z polską księgową w Niemczech – pomogę Ci ustawić księgowość tak, byś spał spokojnie, płacił uczciwe podatki i nie przepłacał.

👉 www.monexo-fin.de📧 monexo@online.de

Monexo UG – Twoje polskie biuro księgowe w Niemczech

więcej na Instagramie